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組織内に情報システム担当者をおく6つのメリット

皆さんの組織では情報システムの担当者をおいているでしょうか?

日本の非営利組織では、よほど組織規模が大きい組織でなければまだまだ専任の情報システム担当がいることは少ないのではないかと思います。

「情報システム担当(特に専任)はコストセンターであり、贅沢である」

そう考えている方もおられるかと思います。

しかし、現在の組織活動において情報システムの活用は必須であり、イノベーションを起こしプロフィットセンターにまでになるためには組織のビジョンや業務を理解し、同時に情報システムに対する深い知見を併せ持つ人材が欠かせません

この記事では、組織内に情報システム担当や専任担当をおくことの6つのメリットについて述べます。

メリット1. 組織のビジョンに沿った情報システム整備の計画を作成できる

組織にとって必要な情報システムはその質、規模、実施すべき時期などが様々に異なります。また内部にいなければ想像することが難しいニーズもあるでしょう。組織内にいる情報システム担当者は、組織が掲げ、目指すビジョンを理解し、その為に必要な情報システムの整備を計画することができます。

しかも、その計画は自分達の組織で使われている言葉で表現されますから、ICT周りの専門用語の羅列に苦しめられることが逓減されます。そのため、コミュニケーションも高い精度で行うことができ、言葉の定義でまず議論が進まないといった事態を避けることができます。

メリット2. 運用もふまえた、組織の情報システム全体の提案、設計ができる

情報システムの開発や調達を考えるときに、窓口となった担当者が担う業務レベルの最適化を行ってしまうことはありがちなことです。何か別の業務を兼務する情報システム担当者も自身が兼務している業務からシステムをとらえてしまいがちです。

つまり部分最適になってしまいやすいのです。

専任担当をおくことで部分最適に陥ることから避けやすくなります。専任担当は組織内のどの業務からも独立しているからです。専任担当がおけない場合は、なるべく多くの業務を経験した人材を情報システム担当にすることで近い効果を得られると考えられます。

メリット3. 安定した工数の確保ができ、計画的に整備を進めることができる

組織内部に情報システム担当がいることで、次の変動要素から受ける影響を最小化できます。

  • ベンダーの繁忙の影響
  • (特に専任の場合)組織内の他の業務の繁忙の影響

ベンダーの繁忙は一見情報システム担当の有無と無関係と思われるかもしれませんが、一つのベンダーに依存し、自分達が使っている情報システムを自身でメンテナンスできない状態に陥っていると、そのベンダーのスピードでしか情報システムをメンテナンスできなくなるリスクがあり、計画に影響が出る可能性が高まります。

組織内の他の業務の繁忙の影響は特に専任の場合に最小化することができます。兼務ではどうしても目の前の業務が繁忙期には優先されてしまい、計画通りに情報システムの整備が進まない事態に陥ることがあります。情報システムの整備は業務効率化を目指して行うこともままある為、整備が進まないことでさらに繁忙期が忙しくなってしまうという悪循環にも陥りやすいです。

メリット4. 緊急のトラブル対応を迅速にできる

ベンダーに任せきりではなく、要件や設計を把握している人材が組織内にいることで、緊急時対応を自分達自身で行える可能性が高まります。また、専任であれば、他の業務の影響をあまり受けずに迅速に対応を行うことができます。

さらに、こうしたことを通して情報システムに対してベンダー任せの意識から当事者意識へと変わっていきます。自分達のシステムであるという意識付けは危機管理の観点だけからではなく、積極的な要件の発案、提案につながり、情報システムの改善につながります。

メリット5. ベンダーから取得した提案、見積、設計の妥当性を検証できる

情報システムの開発自体はベンダーに依頼する場合でも、組織内に情報システム担当がいることは大切です。担当はベンダーの言葉が理解でき、また組織で使われている言葉も理解できますから、両者の間を翻訳してつなぐような活躍ができます。

さらに、ベンダーから取得した提案、見積、設計の妥当性をエンジニアリングの観点とビジョンや要件に沿っているかの観点から検証、評価することができます。

ベンダーの言いなりになるリスクも下がり、結果として一つのベンダーに依存することも避けることができます。

メリット6. 単なる業務効率化を超えたプロフィットセンターになり得る

情報システムというと業務効率化に目が向きがちですが、新規サービスを立ち上げて新たな収益の柱を目指すことも重要です。また、その際、エンジニアでなければ思い浮かびづらいサービスやソリューションが発生することがあります。

例えば、WordPress で作成したアンケートフォームへの回答を Salesforce に自動的に紐づけて保持するなどといったアイデアは WordPress と Salesforce の両方の知識を持っていて出てくるアイデアといえます。

そして、こうしたアイデアは組織内部にエンジニアリングがわかる人材がいなければ、ベンダーの提案に依存することになってしまいますし、本当に傑出したアイデアであればベンダーは提案せずに自分達で実装、提供してしまうでしょう。


それでも情報システムの担当者をおくことが難しい場合は?

さて、情報システムの担当者をおくことのメリットは前述の通りですが、どうしても担当者をおくリソース(時間やお金)がなかったり、最適な人材がいなかったり、と実現が難しい場合もあると思います。

その場合はアウトソースを検討してみるのも一考です。

ただし、単に外部ベンダーに丸投げするということでは先述したメリットは得られません。信頼できる、長期的に付き合うことができるベンダーに組織のCIO(Chief Information Officer: 最高情報責任者)機能をアウトソースすることを考えます

普段のファンドレイジング戦略等で組織の伴走支援をしてくれているベンダーに情報システムに通じた人材がいる場合などが理想的です。また、将来において当該ベンダーがいなくても業務を遂行できるように組織を導いてくれるベンダーを選ぶことが重要です。ベンダーロックインに陥らないようにするためにも、組織内に現在はいなくとも将来に情報システム担当を担う人材を定め、必要な教育を受けさせたり、様々な経験をさせることが大切です。

弊社(株式会社ファンドレックス)でもCIO機能をアウトソースするサービスを提供しております。ご興味のある方はお気軽にお問い合わせください。

 進地 崇裕 Linkedin

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